作者:傅婉禎

  日本的職場有一種奇特的文化,就是無論如何都要「加班」,若是以正常下班時間為5點半或6點來說的話,一般職員大約是7、8點下班,中級主管則是8、9點左右,高階主管呢則是9、10點左右才會下班。也曾聽過跟日商有合作的朋友說,下班後與日商的人應酬結束,日商的人員還會再回公司加班,常常會讓人疑惑真的有那麼多“班”可以加嗎?

  這種職場文化已形成久遠,以前的上班族就當作是一種「優良傳統」,當大家都這麼做的時候,你一個人不這麼做,是違反日本人「和」的境界的。但時代慢慢改變,最近日本方面相繼傳出公司其實並未付予應給的加班費,而員工的加班變成贈送給公司的特別服務等,種種爭議在日本吵得火熱。

  其實,日本的許多主管心中還是存在著某種程度的偏見,那就是不加班的人是不可以信賴的人或是並非可造之才、抑或是不夠認真、勤勉等。但這種觀念其實是存在著某種程度的錯誤,加班除了是公司給的工作量過高外,也有可能是員工因為工作效率不彰、或是因為自己的失誤所造成的,當然,也有加班是因為大家都在加班,儘管沒什麼事做,為了「配合」同事們且不要顯得自己的工作量好像特別輕而加班的,這種加班是最要不得的,不但浪費公司資源,更對公司沒有實際的貢獻。而有加班才算認真、勤勉的認知也不太對,並不是做一件事情做很久就叫作認真、勤勉,而是要有效率地去做才是對的。

  也就因為這些理由,日本現在也出現變化,現今先對其他同事喊「我先下班了」的人並不是無能,而是有效運用自己時間的人。這些有效運用自己時間的人會先列出自己每天所要做的事情,在什麼地方花最多的時間,並徹底地去檢討如何改進。如發現自己每天因上午通勤時弄得精疲力盡,到了公司後還需花費一段時間去恢復那個精力的話,就提早一點上班,避開上班的尖峰時間,早到公司也可以先處理一些比較瑣碎且每天一定得做的事,並計畫當天的工作行程,或是建議公司採取彈性工時制度(意即同樣上八小時班,只要配合大家一起上班的核心時間,即可自由選取自己要從幾點開始上班)。

  另外,也有人檢討了工作行程後,發現每天花在會議上跟花在去拜訪常客的時間最多,但去拜訪的時間不容易削減,因此只好著手於改善會議上,能不需參加的會議盡量就不去參加,或是有效縮短冗長的會議,會議前的準備工作也盡量做到最少,而中午的吃飯時間,則儘量利用去跟公司外部的人一起吃,順便開會,精簡在上班時間需費較長時間去開會,以爭取時間去做其他的工作。

  而日本上班族最常有的下班後與其他公司的社交應酬,也有人把它改變成早餐會報,一方面不擔誤大家下班後的私人時間,另一方面也不會有人藉口有事而缺席;主張者強調,每晚加班又喝得醉醺醺,不知不覺中人生就這樣過完了,而且除了一般加班,社交應酬也算是「另類加班」,這樣「過勞死」的機會就會越來越大,那還不如朝向健康一點的生活,晚上的時間可以準時回家跟家人共進晚餐,也能多花些時間陪陪家人、做做運動等等。

  其實,大多數的外資企業都不鼓勵員工加班,以效率掛帥的外資企業,能早下班的表示是能者,每天拖拖拉拉加班做事的反而是證明自己的無能。如果在正常的工作8小時中聚精會神地努力工作,超過正常八小時後的加班就會變得很沒力,與其沒力又耗在公司,不如在正常時間做完該做的事,然後下班後就能充分地休息。在正常時間作業的手法也很重要,與合作的公司或人電話連絡時盡量長話短說、e-mail的處理挑重要的並快速處理,另外,有些簡單的事務也不一定要用電話連絡,可以直接用e-mail的方式連絡處理,既節省自己的時間,也節省對方的時間,只要績效照樣能達到,做事又做得讓老板不容置喙,相信老板也相當樂見大家準時下班回家,幫公司省水、省電,何樂而不為呢?!

  日本的上班族們不再覺得對同事講「我先下班了」很不好意思,而是要以能者之勢,充滿自信地告訴對方「我在規定的時間內,把該處理的事都處理好了,所以我先走了!」讓對方心生羞愧而進一步改進工作效率,這比每天加班來得更能刺激大家的工作效率,不是嗎?



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